Với kim ngạch xuất khẩu nhóm hàng điện tử và linh kiện đạt 38,42 tỷ USD trong nửa đầu năm 2025, tăng trưởng ấn tượng 40%, Việt Nam đang ngày càng khẳng định vai trò là mắt xích quan trọng trong chuỗi cung ứng toàn cầu. Tuy nhiên, đằng sau những con số ấn tượng đó là áp lực vận hành khắt khe: chỉ một con chip AI của Nvidia đã có giá lên tới 30.000 USD (hơn 790 triệu đồng). Chỉ một mắt xích gián đoạn hay một sự cố nhỏ trong vận chuyển cũng có thể kéo theo tổn thất lớn, thậm chí làm đứt gãy cả dây chuyền sản xuất.

Để giải mã cách vận hành những lô hàng giá trị cao này, chúng tôi đã có buổi trò chuyện cùng chị Phạm Thu Thủy, Phó Tổng Giám đốc SOTRANS Logistics.

Áp lực vận chuyển hàng giá trị cao – Khi sai số cho phép gần như bằng không

Phỏng vấn viên: Chào chị Thủy.

Chị Phạm Thu Thủy: Chào các bạn độc giả. Tôi là Phạm Thu Thủy, Phó Tổng Giám đốc của SOTRANS Logistics. Rất vui được chia sẻ những trải nghiệm trong lĩnh vực logistics mà tôi đã gắn bó hơn 21 năm qua.

Phỏng vấn viên: Có vẻ như việc đảm bảo hàng hóa giá trị cao vừa đúng tiến độ, vừa giữ nguyên chất lượng chính là “bài toán cân não” hằng ngày của những người làm Logistics trong lĩnh vực linh kiện máy móc thiết bị. Ngoài yếu tố giá trị, chị nhận thấy đâu là những đặc thù cốt lõi khiến ngành hàng này trở nên khắt khe đến vậy?

Chị Phạm Thu Thủy: Trong ngành linh kiện điện tử, chúng tôi không chỉ vận chuyển hàng hóa, mà là vận chuyển một khối tài sản cực lớn của khách hàng. Với những lô hàng như vậy thì sai số cho phép gần như bằng không. Tiêu chuẩn vận hành vì thế phải luôn ở mức cao nhất, xoay quanh 3 yếu tố đặc thù chính.

Thứ nhất là sự phức tạp trong cấu trúc. Máy móc thiết bị là tổ hợp của hàng nghìn linh kiện nhỏ. Chỉ cần thiếu một chi tiết, toàn bộ dây chuyền sản xuất của nhà máy có thể bị đình trệ, kéo theo sự đổ vỡ của cả kế hoạch sản xuất và xuất khẩu.

Thứ hai đó là thách thức về pháp lý và yêu cầu Hải quan. Việt Nam áp dụng mã HS chi tiết đến 8 số, yêu cầu khai báo tỉ mỉ từng linh kiện cấu thành. Điều này khác biệt hoàn toàn với nhiều quốc gia chỉ yêu cầu 4 số cho một tổ hợp máy. Nếu không am hiểu sâu về thông tư, nghị định, việc sai sót khi khai báo rất dễ xảy ra.

Và thứ ba là rủi ro vật lý và kiểm soát chất lượng. Vì những linh kiện thường nhỏ nhưng giá trị cao, khiến rủi ro mất mát hoặc hư hỏng cơ học trở thành mối lo trực tiếp. Vì vậy, các quy định về bảo quản và kiểm tra chuyên ngành luôn nghiêm ngặt hơn gấp nhiều lần so với hàng hóa thông thường.

Một đặc điểm đáng chú ý là nhiều doanh nghiệp ưu tiên vận tải hàng không (Air Freight) để rút ngắn thời gian và giảm thiểu rủi ro. Tuy nhiên, vận tải đường biển (Sea Freight) vẫn là lựa chọn phù hợp với các lô hàng lớn nhằm tối ưu chi phí.

Giải mã ‘điểm nghẽn’ trong chuỗi vận tải

Phỏng vấn viên: Trong thực tế vận hành, chị nhận định đâu là những rào cản lớn nhất khiến chuỗi cung ứng dễ bị gián đoạn?

Chị Phạm Thu Thủy: Hiện nay, đa số khách hàng trọng tâm của SOTRANS là các doanh nghiệp FDI, thường gặp hai thách thức chính là sai lệch chứng từ và chưa nắm rõ yêu cầu bảo quản đặc thù.

Về chứng từ, rắc rối thường nằm ở chỗ hồ sơ từ phía nước ngoài gửi về không đủ chi tiết theo quy định của Hải quan Việt Nam. Do đó, đội ngũ SOTRANS đặc biệt chú trọng khâu tiền kiểm, rà soát và hiệu chỉnh hồ sơ nhằm đảm bảo sự chuẩn xác tuyệt đối theo các quy định mới nhất trước khi tiến hành khai báo chính thức.

Về tiêu chuẩn bảo quản và vận hành, linh kiện điện tử sở hữu những đặc tính vật lý cực kỳ nhạy cảm, yêu cầu nghiêm ngặt như “không được xếp chồng” và quy cách đóng gói phức tạp. Do kết cấu bên trong vô cùng tinh vi, bất kỳ một sơ suất nhỏ nào trong quá trình bốc xếp hay vận chuyển cũng có thể gây ra những tổn thất không thể khắc phục. Đây là lý do SOTRANS áp dụng các tiêu chuẩn quản trị khắt khe và chuyên biệt dành riêng cho đội ngũ trực tiếp xử lý nhóm hàng này.

Từ tiền kiểm chứng từ đến quản trị danh mục nghìn mã hàng

Phỏng vấn viên: Trước yêu cầu khai báo chi tiết và quy định liên tục thay đổi, SOTRANS hỗ trợ khách hàng như thế nào?

Chị Phạm Thu Thủy: Tại SOTRANS, chúng tôi không coi mình là đơn vị thuê ngoài đơn thuần, mà là một phần trong quy trình của khách hàng. Chúng tôi chú trọng việc nghiên cứu chuyên sâu các quy định pháp lý liên quan đến từng chủng loại hàng hóa của khách hàng. Thực tế, nhiều thiết bị công nghệ mới nhập khẩu vào Việt Nam có những chức năng rất đặc thù mà hệ thống quản lý trong nước chưa kịp cập nhật. Do đó, chúng tôi triển khai quy trình phối hợp riêng biệt cho nhóm hàng này thông qua 3 yếu tố trọng tâm đó là con người, công nghệ và thời gian.

Chúng tôi xây dựng đội ngũ chuyên trách am hiểu sâu về ngành hàng, đồng thời theo sát hệ thống mã sản phẩm (Item Code) của nhà máy để đảm bảo tính đồng bộ giữa dữ liệu khai báo hải quan và hệ thống quản lý nguyên phụ liệu nội bộ, giúp triệt tiêu mọi rủi ro sai lệch dữ liệu.

SOTRANS cũng sẵn sàng mua bản quyền các phần mềm quản lý của khách hàng để đồng bộ hóa dữ liệu khai báo C/O (Giấy chứng nhận xuất xứ) và quản lý nguyên liệu đầu vào cũng như thành phẩm đầu ra. Ngoài ra, với các loại máy móc công nghệ mới lần đầu về Việt Nam, SOTRANS thường làm việc với khách hàng trước từ 2-3 tháng để nghiên cứu và tham vấn trước với cơ quan Hải quan về phương án khai báo phù hợp.

Để đảm bảo tiến độ thông quan, SOTRANS cũng sẽ chủ động ở bước tiền kiểm chứng từ, bằng cách yêu cầu khách hàng gửi bộ chứng từ sớm hơn thông thường để đội ngũ chuyên gia có đủ thời gian đối chiếu, tra cứu thông tư và xác định mã HS chính xác nhất. Với những lô hàng phức tạp, danh mục có thể lên tới 1.000 mã hàng cho một container 20 feet, việc chuẩn bị kỹ lưỡng là yếu tố tiên quyết để đảm bảo thông quan suôn sẻ.

Phỏng vấn viên: Với những lô hàng máy móc sở hữu danh mục lên đến hàng nghìn dòng linh kiện, chị có thể chia sẻ một vài trường hợp khách hàng cụ thể của SOTRANS không?

Chị Phạm Thu Thủy: Một trong những dự án tiêu biểu mà SOTRANS đang cung cấp dịch vụ logistics trọn gói là cho Bonfiglioli tại Bình Dương, nhà máy chuyên sản xuất động cơ điện với quy trình nhập khẩu linh kiện cực kỳ khắt khe. Điểm đặc biệt là các linh kiện này có giá trị rất cao do sử dụng vật liệu “đất hiếm” để tạo từ trường trong động cơ. Những sản phẩm này đóng vai trò then chốt trong các ngành công nghiệp trọng điểm như điện lực, năng lượng gió và năng lượng mặt trời trên toàn cầu.

Bên cạnh lĩnh vực năng lượng, SOTRANS còn đồng hành cùng nhiều doanh nghiệp trong các ngành nghề khác. Điển hình như Hoafu Việt Nam thuộc ngành may mặc. Dù sản phẩm đầu ra là dệt may, nhưng khi doanh nghiệp có nhu cầu mở rộng quy mô hoặc nâng cao năng suất, họ đều phải nhập khẩu hệ thống máy móc và linh kiện dệt phức tạp.

Một thách thức khác mà chúng tôi thường xuyên xử lý là quản lý các linh kiện thay thế hoặc bảo hành. Trong ngành máy móc, các nghiệp vụ như Tạm nhập – Tái xuất hoặc Tạm xuất – Tái nhập phục vụ sửa chữa diễn ra với tần suất liên tục. Với kinh nghiệm chuyên sâu, SOTRANS giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình này, đảm bảo tính liên tục cho dây chuyền sản xuất.

Phá vỡ rào cản thời gian bằng mạng lưới trung chuyển và năng lực vận tải

Phỏng vấn viên: Gần đây, Nghị định 168 về giới hạn giờ lái xe đã gây áp lực lớn cho tiến độ giao hàng. SOTRANS đã giải quyết bài toán thời gian này như thế nào?

Chị Phạm Thu Thủy: Nghị định 168 đặt ra những giới hạn chặt chẽ về thời gian vận hành của đội ngũ tài xế, với thời gian lái xe tối đa từ 8–10 giờ mỗi ngày và không quá 48 giờ mỗi tuần. Trong bối cảnh đó, doanh nghiệp logistics buộc phải chủ động tìm kiếm giải pháp thích ứng.
SOTRANS giải quyết bài toán này thông qua hệ thống các điểm trung chuyển chiến lược (hub), được bố trí gần khu vực nhà máy của khách hàng. Sau khi thông quan, hàng hóa được đưa về các hub này để sẵn sàng giao ngay khi phát sinh nhu cầu, thay vì phụ thuộc vào các chặng vận chuyển đường dài trong ngày.

Giải pháp này giúp rút ngắn thời gian giao hàng chặng cuối, giảm thiểu quãng thời gian xe chạy rỗng và tối ưu hóa vòng quay của phương tiện, nhờ đó đảm bảo tiến độ vận tải cho các nhà máy ngay cả trong bối cảnh thắt chặt giờ lái xe.

Phỏng vấn viên: Còn với phương thức vận chuyển bằng đường hàng không, vốn là phương thức vận chuyển đòi hỏi độ chính xác cao về thời gian, lợi thế của SOTRANS là gì?

Chị Phạm Thu Thủy: Bên cạnh thế mạnh đường biển, SOTRANS chú trọng cung cấp giải pháp vận tải hàng không toàn diện thông qua việc ký kết hợp đồng trực tiếp với các hãng bay lớn, như Vietnam Airlines.

Một ví dụ tiêu biểu là dự án vận chuyển thiết bị điện tử của Samsung đi thị trường Châu Âu. Với những đối tác lớn, an toàn và tốc độ là hai tiêu chuẩn cốt lõi. Do đó, SOTRANS không đợi đến khi có hàng mới xử lý mà sẽ chủ động phối hợp chặt chẽ với khách hàng từ sớm để nắm bắt lịch trình sản xuất. Dựa trên sản lượng dự báo hàng tháng, chúng tôi thực hiện “pre-fixed booking”, tức là đặt giữ chỗ cố định hàng tuần trên các chuyến bay. Đây là lợi thế chỉ có được khi doanh nghiệp sở hữu luồng hàng ổn định và quan hệ đối tác chiến lược với hãng bay. Nhờ sự tin tưởng đó từ các hãng bay, SOTRANS có thể đảm bảo tải trọng ngay cả trong giai đoạn cao điểm, khi dung lượng vận chuyển bị hạn chế. Trong trường hợp sản lượng thực tế biến động, các hãng hàng không vẫn ưu tiên điều phối để đảm bảo lô hàng của SOTRANS được vận chuyển đúng kế hoạch.

Phỏng vấn viên: Như vậy, lợi thế lớn nhất của SOTRANS chính là khả năng giữ chỗ ổn định, giúp khách hàng luôn được ưu tiên?

Chị Phạm Thu Thủy: Chính xác. Chúng tôi cam kết sản lượng và uy tín với hãng bay để đảm bảo quyền lợi cho khách hàng. Các trường hợp hủy hoặc trì hoãn rất hiếm khi xảy ra. Nếu có biến động từ phía sản xuất, SOTRANS sẽ linh hoạt điều phối sang các chuyến bay kế tiếp, đảm bảo chuỗi cung ứng luôn vận hành thông suốt và duy trì được dung lượng vận chuyển đã cam kết.

Quản trị rủi ro trong vận chuyển hàng công nghệ cao

Phỏng vấn viên: Trong vận tải hàng không, SOTRANS xử lý rủi ro thất lạc hoặc sự cố vận chuyển như thế nào để bảo vệ quyền lợi khách hàng, thưa chị?

Chị Phạm Thu Thủy: Với hàng giá trị cao, chúng tôi ưu tiên các chuyến bay thẳng để hạn chế rủi ro tại điểm trung chuyển. Tuy nhiên, với những tuyến đường chưa có dịch vụ bay thẳng, chúng tôi sẽ linh hoạt lựa chọn các hãng hàng không uy tín có điểm quá cảnh (transit) là các Cảng hàng không lớn ở Châu Á.

Trong trường hợp phát sinh sự cố, SOTRANS triển khai quy trình xử lý đa tầng, trong đó, phối hợp chặt chẽ với hệ thống đại lý toàn cầu và hãng vận chuyển để nhanh chóng truy tìm và xử lý kiện hàng.

Vì cơ quan Hải quan tại nước nhập khẩu thường yêu cầu thông quan trọn bộ thay vì từng phần. Do đó, SOTRANS thường nỗ lực phối hợp với các bên để tìm bằng được kiện hàng thất lạc, giúp lô hàng đáp xuống sân bay đích đầy đủ trong thời gian ngắn nhất, tránh việc khách hàng phải đưa ra quyết định từ bỏ kiện hàng trong các tình huống khẩn cấp.

Ngoài đội ngũ nhân sự khai báo hải quan và cước vận tải quốc tế liên tục được đào tạo để cập nhật các quy định mới nhất từ các hiệp hội vận tải và cơ quan chính phủ, SOTRANS còn duy trì Bảo hiểm Trách nhiệm người chuyên chở (Carrier’s Liability Insurance) như một lớp bảo vệ quan trọng, nhằm giảm thiểu rủi ro cho khách hàng trong quá trình vận hành.

SOTRANS – Đối tác chiến lược trong chuỗi cung ứng

Phỏng vấn viên: Hướng tới tương lai, SOTRANS có định hướng chiến lược thích ứng với những biến động không ngừng của thị trường và hỗ trợ tốt nhất cho các khách hàng ra sao, thưa chị?

Chị Phạm Thu Thủy: Kể từ sau đại dịch Covid-19, SOTRANS đã chuyển mình từ một đơn vị cung cấp dịch vụ thuần túy sang vai trò người đồng hành chiến lược. Chúng tôi cũng duy trì việc kết nối và thảo luận định kỳ với khách hàng để thấu hiểu sâu sắc những ảnh hưởng của thị trường tới hoạt động kinh doanh của họ. Dù khách hàng đang trong giai đoạn mở rộng sản xuất hay tối ưu hóa quy mô, SOTRANS luôn chủ động điều phối nguồn lực và đội ngũ nhân sự chuyên trách để đáp ứng kịp thời mọi nhu cầu phát triển.

Sự đồng hành lâu dài của các đối tác lớn như Colgate, Hoafu hay Bonfiglioli từ những ngày đầu thành lập cho đến nay chính là thước đo giá trị nhất cho chất lượng dịch vụ và mức độ tin cậy mà SOTRANS xây dựng trong suốt nhiều năm qua.

Phỏng vấn viên: Có thể thấy, mỗi doanh nghiệp đều đối mặt với những bài toán riêng trong chuỗi cung ứng, từ rủi ro vận hành đến áp lực tuân thủ. Trong bối cảnh đó, vai trò của doanh nghiệp logistics không chỉ dừng lại ở vận chuyển, mà còn là đảm bảo sự an tâm và tính liên tục cho toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh.

Xin cảm ơn chị Thủy với những chia sẻ đầy tâm huyết về bức tranh logistics ngành linh kiện và máy móc thiết bị.

—————–

Thực hiện và biên tập bởi SOTRANS Group.

(SOTRANS Group News)